Smlouva o zpracování osobních údajů

1. Strany, začlenění a účel

Tato smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) upravuje zpracování osobních údajů společností World Travel Club s.r.o., IČO 07214073, se sídlem Ostrčilovo náměstí 462/4, Nusle, 128 00 Praha 2, Česká republika (Společnost nebo MenuAI), jménem firemního zákazníka určeného v příslušné objednávce předplatného nebo smlouvě o službách (Zákazník). Kontakt Společnosti pro ochranu údajů: team@menuai.pro.

DPA je součástí smlouvy o službách MenuAI, je-li platně začleněna a přijata oprávněným zástupcem každé strany, včetně dohodnutého elektronického uzavření. Ze smlouvy musí být zjistitelná totožnost Zákazníka, příslušné služby a záznam přijetí. Samotné zveřejnění této stránky či návštěva hosta neuzavírají zpracovatelskou smlouvu pro každou provozovnu.

Účelem je stanovit závazné podmínky zpracování jménem Zákazníka podle článku 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a příslušného práva ochrany údajů. Níže uvedené přílohy jsou součástí DPA. Konkrétní podrobnosti služby a důvěrný záznam zpracování z přílohy 3 ji doplňují, aniž ruší povinnou ochranu.

Zákazník zajistí oprávnění osoby přijímající DPA pro příslušný podnik a zpracování. Samostatná právnická osoba není automaticky vázána jen proto, že patří do stejné skupiny nebo používá společnou značku. Další subjekty musí být zahrnuty platným smluvním ujednáním a potřebnými pokyny.

2. Definice

Pojmy definované příslušným právem ochrany údajů si zachovávají zákonný význam. Následující výrazy vymezují rozsah DPA; smluvní označení nemůže změnit skutečné právní role stran.

• Smlouva znamená přijatou objednávku předplatného, smlouvu o službách a řádně začleněné podmínky upravující používání MenuAI Zákazníkem.
• Osobní údaje Zákazníka znamenají osobní údaje zpracovávané Společností jménem Zákazníka v rámci sjednaných služeb a zákonných pokynů. Nezahrnují automaticky každý záznam, u něhož Společnost samostatně vystupuje jako správce.
• Správce je osoba či organizace určující účely a podstatné prostředky zpracování. Zpracovatel je samostatná osoba či organizace zpracovávající osobní údaje jménem správce.
• Zpracování zahrnuje zákonem vymezené operace, například shromažďování, zaznamenávání, uspořádání, ukládání, vyhledávání, nahlížení, používání, přenos, omezení, vrácení a výmaz.
• Subjekt údajů je identifikovaná či identifikovatelná fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, včetně hosta či jiné osoby v dohodnutém rozsahu zpracování.
• Doložené pokyny jsou zákonné instrukce zaznamenané ve Smlouvě, DPA, dohodnutém nastavení služby nebo jiné přiřaditelné písemné či elektronické komunikaci oprávněného zástupce Zákazníka.
• Další zpracovatel je zpracovatel zapojený Společností k provádění konkrétních činností jménem Zákazníka. Nezávislý správce ani služba smluvně zajištěná přímo Zákazníkem nejsou automaticky dalším zpracovatelem Společnosti.
• Porušení zabezpečení osobních údajů je narušení bezpečnosti vedoucí k náhodnému či protiprávnímu zničení, ztrátě, změně, neoprávněnému zpřístupnění nebo přístupu k údajům zpracovávaným podle DPA.
• Příslušné právo ochrany údajů znamená GDPR a další závazná ustanovení Unie či členských států relevantní pro zpracování; další povinné místní požadavky platí při splnění jejich podmínek.

3. Role a oddělení účelů

Pro zpracování z přílohy 1 je Zákazník správcem a Společnost zpracovatelem. Jedná-li Zákazník zákonně jako zpracovatel pro jiného správce, Společnost je jeho dalším zpracovatelem a Zákazník musí získat příslušné nadřazené oprávnění a předat zákonné pokyny. Tím není žádná strana oprávněna opomíjet povinnosti vůči tomuto správci.

Vlastní činnosti Společnosti jako správce, například správa předplatného a obchodního vztahu, účetní povinnosti či vlastní dotazy, se řídí právem a zásadami ochrany osobních údajů. Bezpečnostní či uživatelský záznam se přiřazuje podle skutečného účelu; ne každá informace z interakce hosta patří automaticky do jedné z rolí.

Společnost nesmí používat Osobní údaje Zákazníka pro nesouvisející reklamu, prodej, opětovné využití napříč provozovnami nebo trénování univerzálních modelů. Svěřené informace hostů slouží příslušné provozovně a hostovi v mezích zákonných pokynů. Licence k obsahu Zákazníka ani prohlášení o zlepšování služeb tyto účely nerozšiřují.

DPA sama nezakládá společné správcovství. Určují-li strany skutečně společně účel a podstatné prostředky, musí posoudit a doložit zákonem vyžadované ujednání. Nezávislý účel nelze skrýt do pokynu zpracovateli ani jej uložit pouhou změnou oznámení o ochraně soukromí.

4. Doložené pokyny a protiprávní instrukce

Společnost zpracovává Osobní údaje Zákazníka pouze podle doložených pokynů, včetně pokynů k předání do třetí země či mezinárodní organizaci, ledaže jí právo Unie či členského státu ukládá jinak. V takovém případě informuje Zákazníka před zpracováním, pokud to zákon nezakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu.

Počáteční pokyny zahrnují poskytování sjednaných funkcí, zpracování oprávněných interakcí Zákazníka a operace z přílohy 1 podle DPA. Volba funkce opravňuje jen ke zpracování přiměřeně spadajícímu do jejího sděleného účelu a rozsahu. Nedává neomezené oprávnění sbírat další údaje, jmenovat neoznámené příjemce či zavádět nový účel.

Další pokyny může oprávněný zástupce zaslat dohodnutým kanálem účtu či podpory. Strany zaznamenají změny rozsahu, zabezpečení, předávání, uchování nebo cen. Zákonný povinný požadavek nelze zdržovat jen kvůli odlišnému formátu od volitelného postupu služby.

Společnost neprodleně informuje Zákazníka, pokud se domnívá, že pokyn porušuje GDPR či jiné předpisy Unie nebo členského státu na ochranu údajů. Do vyjasnění může pozastavit dotčený pokyn s nejmenším narušením slučitelným s právem a ochranou osob. Nesmí vědomě provést protiprávní pokyn ani tiše dosadit vlastní nesouvisející účel.

Nelze-li pokyn provést v rámci sjednané služby, Společnost vysvětlí problém a strany zváží zákonnou alternativu či změnu. To neruší již existující povinnost podle práva nebo DPA. Záznam pokynů a změn musí zůstat dostupný k doložení oprávnění zpracovávat.

5. Povinnosti a práva Zákazníka

Zákazník odpovídá za zákonnost účelů, které určuje, poskytovaných údajů a pokynů. Stanoví příslušné právní základy, informuje osoby, respektuje požadavky na souhlas a přístup k zařízení a vede zákonem požadované záznamy a zásady.

Zákazník omezí údaje na potřeby sjednaných funkcí, udržuje je přiměřeně přesné a stanoví zákonné pokyny k uchování. Přiděluje přístup oprávněným osobám, aktualizuje kontakty včetně incidentních a bezodkladně informuje Společnost o kompromitaci účtu či chybě pokynu relevantní pro Osobní údaje Zákazníka.

Zákazník musí posoudit dodatečné podmínky pro zvláštní kategorie údajů, údaje dětí či vysoce rizikové použití. Samotná smluvní nezbytnost podmínku zvláštní kategorie nesplňuje. Společnost může požadovat vysvětlení či odmítnout nesjednané použití, které nelze poskytovat zákonně s vhodnými zárukami.

Zákazník si ponechává právo dávat zákonné pokyny, získat informace k posouzení zpracovatele, namítat navržené další zpracovatele podle DPA, obdržet součinnost a provádět zákonné audity. Přidělení povinností správce Zákazníkovi tato práva neruší ani nezbavuje Společnost vlastních povinností zpracovatele.

6. Předmět, doba a omezení

Předmětem je zpracování potřebné k funkcím MenuAI objednaným pro provozovnu a vztahy s hosty Zákazníka. Příloha 1 určuje povahu, účely, kategorie osob a údajů. Skutečně aktivované služby a zákonné pokyny popis zužují; příloha nevyžaduje sběr každé kategorie u každého hosta.

Zpracování trvá po dobu sjednané služby a poté jen k vrácení, výmazu či zákonnému uchování podle DPA. Konec placeného přístupu sám nedokazuje vymazání všech kopií a nevyřešený pokyn neospravedlňuje neomezené uchování.

Společnost nesmí rozšířit zpracování na neslučitelný nový účel či podstatně jinou kategorii údajů jen proto, že má úložnou kapacitu. Navržená podstatná změna musí být před zahájením doložena a posouzena z hlediska právních základů, zabezpečení, předávání a potřebných dohod.

Pokyny k anonymizaci musí vymezit zákonný účel a vhodný postup. Odstranění přímého identifikátoru či nahrazení kódem nemusí být anonymizací. Dokud údaje nejsou skutečně anonymní podle práva, ochrana a omezení DPA nadále platí.

7. Důvěrnost a oprávnění pracovníci

Společnost zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat Osobní údaje Zákazníka vázala vhodná smluvní či zákonná mlčenlivost. Přístup omezí na osoby a účely potřebné pro službu, ochranu zpracování či splnění zákonné povinnosti.

Pracovníci dostanou pokyny odpovídající úkolům, včetně osobních údajů, přístupových údajů a podezření na incidenty. Oprávnění se přezkoumává při změně odpovědností a odebírá, přestane-li být odůvodněné. Mlčenlivost přetrvává konec přístupu v rozsahu daném její povahou a právem.

Osobní údaje Zákazníka nelze zpřístupnit jen proto, že příjemce patří do partnerského programu, je možným zákazníkem či žádá ukázku. Podpora a ověřování nesmějí požadovat zbytečné citlivé údaje ani používat živý záznam hosta k nesouvisejícímu účelu.

Důvěrnost chrání také neveřejné informace stran o souladu a zabezpečení. Nebrání zákonnému zpřístupnění osobám, nezávislým auditorům, poradcům či příslušným úřadům, vyžaduje-li či dovoluje-li je právo s vhodnými zárukami. Nelze jí skrývat porušení či odpírat povinné právo.

8. Technické a organizační bezpečnostní povinnosti

Společnost zavede a udržuje vhodná technická a organizační opatření pro Osobní údaje Zákazníka podle článku 32 GDPR. Zohlední stav techniky, náklady, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i pravděpodobnost a závažnost rizik pro osoby. Příloha 2 stanoví smluvní kontrolní požadavky zahrnutých služeb.

Opatření musí řešit důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost; vhodnou ochranu při přenosu i uložení; možnost obnovy přístupu po incidentu a pravidelné hodnocení účinnosti. Šifrování a pseudonymizace se použijí podle rizika, bez plošné záruky konkrétního provedení u všech údajů v každém kontextu.

Před svěřením zpracování dostane Zákazník informace přiměřeně potřebné k posouzení záruk a sjednaných požadavků služby. Podrobné důkazy lze poskytnout chráněným kanálem za mlčenlivosti. Obecný bezpečnostní popis není certifikát, nezávislý auditorský výrok ani záruka nemožnosti všech představitelných incidentů.

Společnost může aktualizovat opatření podle rizik a změn služby, nesmí však podstatně snížit sjednanou ochranu. Podstatnou změnu ovlivňující posouzení Zákazníka oznámí podle Smlouvy a práva. Zákazník odpovídá za zařízení, přidělení přístupu a další ochranu ve vlastní působnosti.

9. Obecné písemné povolení dalších zpracovatelů

S výhradou této části a postupu změn uděluje Zákazník obecné písemné povolení zapojit další zpracovatele určené v aktuálním důvěrném seznamu předaném před zahájením příslušného zpracování. Seznam je součástí záznamu z přílohy 3. Povolení nabývá účinnosti platným přijetím DPA při dostupnosti těchto informací; nejde o schválení neoznámeného poskytovatele.

Seznam určí každý relevantní právní subjekt, jeho úkol, místa zpracování včetně vzdáleného přístupu a případný režim předávání. Společnost poskytne dost informací k posouzení návrhu. Obecná kategorie jako poskytovatel služeb nenahrazuje totožnost navrženého dalšího zpracovatele, je-li pro povolení požadována.

Před zpřístupněním Společnost posoudí dostatečné záruky dalšího zpracovatele a zaváže jej písemně stejnými relevantními povinnostmi jako DPA, včetně zabezpečení, důvěrnosti, součinnosti, výmazu a spolupráce při auditu. Vůči Zákazníkovi plně odpovídá za jejich plnění podle článku 28(4) GDPR.

Seznam lze předat dohodnutým chráněným obchodním kanálem místo veřejného zveřejnění s DPA. Obchodní důvěrnost nepřebíjí nárok Zákazníka na informace, zákonná práva osob ani pravomoci úřadu. Společnost zajistí potřebná povolení a rovnocenné povinnosti i pro další navazující zpracování.

10. Změny, oznámení a námitky vůči dalším zpracovatelům

Společnost aktivně písemně oznámí zamýšlené přidání či nahrazení dalšího zpracovatele alespoň 30 kalendářních dnů před navrženým novým zpracováním. Uvede subjekt, úkol, místa, navržený začátek a záruky potřebné ke smysluplnému posouzení. Pouhá neohlášená změna seznamu tuto povinnost nesplňuje.

Zákazník může v oznamovací lhůtě podat námitku z přiměřených důvodů ochrany svých osobních údajů a obavu dostatečně vysvětlit. Strany ji v dobré víře řeší například dalšími zárukami či proveditelnou alternativou. Společnost nezahájí sporné nové zpracování pro tohoto Zákazníka před vyřešením námitky dohodou či jiným zákonným ujednáním.

Nelze-li dohodnout uspokojivé zákonné řešení, strany vyřeší dotčenou službu včetně potřebného pozastavení či ukončení a vypořádají předplacené částky i další důsledky podle Smlouvy a kogentního práva. Zákazník nesmí být nucen přijmout nezákonné předání či neoznámeného zpracovatele jen kvůli vrácení nebo výmazu údajů.

Při obecném písemném povolení a nepodání námitky v oznámené lhůtě může navržené zapojení pokračovat v mezích povolení a všech dalších zákonných požadavků. Nejde o souhlas subjektu údajů ani vzdání se pozdější podložené právní námitky. Dřívější zahájení vyžaduje zvláštní písemné povolení či jiný závazný právní požadavek zákonně je umožňující; naléhavost sama tiše neruší pravidlo 30 dnů.

Zákazník udržuje aktuální obchodní kontakt pro oznámení. Společnost uchová záznam oznámení, povolení, námitek a jejich vyřešení a na žádost zpřístupní aktuální seznam.

11. Místa a mezinárodní předávání

Společnost zpracovává Osobní údaje Zákazníka v místech doložených pro službu a povolené další zpracovatele. Při posouzení předání se zohlední přístup z jiné země; samotné místo uložení není úplným posouzením. DPA neslibuje, že veškeré zpracování či přístup zůstávají v Evropském hospodářském prostoru.

Předání podle kapitoly V GDPR proběhne jen na zákonný doložený pokyn s příslušným základem. Podle okolností může jít o rozhodnutí o odpovídající ochraně či vhodné záruky včetně správných standardních smluvních doložek Evropské komise spolu s požadovaným posouzením a doplňkovými opatřeními.

Jsou-li potřebné standardní doložky či další místní nástroj předávání, musí být před předáním vyplněny a platně začleněny strany, modul, přílohové údaje a záruky. Zveřejnění DPA samo neuzavírá všechny možné nástroje, nepředstavuje posouzení dopadů předání ani nepovoluje plošnou výjimku.

Společnost poskytne informace přiměřeně potřebné k posouzení předávání Zákazníkem a informuje jej, brání-li právní změna či okolnost příjemce dodržení záruk. Dotčené předání se podle práva pozastaví či napraví; obecné povolení dalších zpracovatelů tyto požadavky nepřebíjí.

Při rozporu mají přednost závazné doložky předávání. Informace lze poskytovat chráněným kanálem se zákonnými začerněními, ne však způsobem bránícím posouzení skutečného předání či výkonu povinného práva.

12. Součinnost při právech jednotlivců

S ohledem na povahu zpracování pomáhá Společnost Zákazníkovi vhodnými technickými a organizačními opatřeními v možném rozsahu při žádostech podle kapitoly III GDPR. To zahrnuje přiměřenou pomoc s vyhledáním, přístupem, opravou, omezením, vrácením či výmazem a přenositelností při splnění podmínek.

Obdrží-li Společnost žádost ke zpracování jménem Zákazníka, předá ji bez zbytečného odkladu a nerozhodne věcnou odpověď jeho jménem bez doloženého pokynu či zákonné povinnosti. Týká-li se žádost i její vlastní role správce, vyřídí tuto část podle vlastních povinností.

Zákazník posuzuje žádost, potřebné oprávnění a zákonné pokyny k odpovědi. Společnost sdělí omezení součinnosti a včas poskytne dostupné relevantní informace pro zákonnou odpověď. Potřeba spolupráce automaticky neprodlužuje zákonnou lhůtu.

Ověření a komunikační kanály musí chránit jednotlivce i údaje ostatních. Strany nesmějí sbírat zbytečné doklady totožnosti, posílat celé záznamy neověřenému žadateli ani chápat každou žádost o výmaz jako povolení odstranit nesouvisející záznamy. Zákonné odmítnutí, výjimku uchování či omezení vysvětlí odpovědná strana podle práva.

13. Porušení zabezpečení a spolupráce při incidentech

Společnost oznámí Zákazníkovi porušení zabezpečení jeho osobních údajů bez zbytečného odkladu od zjištění. První oznámení zašle určenému obchodnímu či incidentnímu kontaktu a případným dohodnutým naléhavým kanálem. S dostupnými informacemi nečeká na úplné vyšetření.

Oznámení v rozsahu znalostí popíše povahu porušení, kategorie a přibližné počty osob a záznamů, pravděpodobné následky, přijatá či navržená opatření k omezení a nápravě a následný kontakt. Nelze-li informace dodat najednou, poskytují se postupně bez dalšího zbytečného odkladu, s rozlišením zjištěných faktů a zkoumaných záležitostí.

Společnost přijme přiměřená opatření k omezení porušení, ochraně údajů, zachování důkazů a součinnosti při posouzení, povinných oznámeních a nápravě Zákazníka. Vede vhodný záznam incidentu a poskytuje aktualizace. Spolupráce nesmí zbytečně odhalit údaje jiných zákazníků ani narušit zákonné šetření.

Zákazník odpovídá za rozhodnutí správce o oznámení úřadu či osobám, pokud zákon neukládá povinnost přímo Společnosti. Lhůta správce včetně příslušného rámce 72 hodin podle GDPR neopravňuje zpracovatele čekat tuto dobu s vlastním oznámením. Nepředpokládá se nesjednaná pevná hodinová úroveň incidentní služby.

Společnost nezveřejní oznámení jménem Zákazníka bez oprávnění, ledaže to vyžaduje zákon. Oznámení ani spolupráce samy nejsou uznáním odpovědnosti, což však neruší zákonné povinnosti či prostředky nápravy dotčené osoby. Podezření na incident lze oznámit na team@menuai.pro bez přihlašovacích údajů či zbytečných citlivých materiálů.

14. Posouzení zabezpečení, dopadů a konzultace

Společnost s ohledem na povahu zpracování a dostupné informace pomáhá Zákazníkovi plnit články 32 až 36 GDPR. Součinnost zahrnuje informace o sjednaném zpracování, zárukách, rizicích, incidentech, dalších zpracovatelích a předávání potřebné k posouzení Zákazníka.

Musí-li Zákazník provést posouzení vlivu na ochranu údajů či konzultovat úřad, vymezí činnost a přiměřeně určí požadované informace. Společnost poskytne dostupné relevantní informace a vhodnou spolupráci; nepřebírá rozhodovací roli Zákazníka ani nepotvrzuje zákonnost každého navrženého použití.

Neřešené vysoké riziko zjištěné posouzením musí být před zahájením činnosti vyřešeno vhodnými opatřeními a případnou povinnou konzultací. Nastavení služby ani podpis DPA posouzení nenahrazují. Společnost oznámí podstatná omezení podpory navrženého použití místo nepodložených ujištění.

Součinnost se dohodne přes obchodní kontakt s vhodnou důvěrností a naléhavostí odpovídající zákonné povinnosti. Samostatně sjednaná cena musí respektovat část o poplatcích a nesmí mařit povinnou spolupráci.

15. Informace, audity a kontroly

Společnost zpřístupní všechny informace potřebné k doložení povinností článku 28 a umožní audity včetně kontrol Zákazníkem či jeho pověřeným auditorem a přispěje k nim. Důkazy mohou zahrnovat zásady, záznamy zpracování, popisy kontrol, odpovědi a skutečně existující nezávislé zprávy.

Strany nejprve zváží, zda žádost vyřeší vhodné dokumenty. Jde o praktický začátek, ne náhradu přiměřeně nutné či zákonné kontroly. DPA netvrdí konkrétní certifikaci, nevyžaduje přijetí neexistující zprávy ani univerzálně neomezuje zákonné audity na jeden ročně.

Pro plánovanou kontrolu strany dohodnou přiměřené oznámení, rozsah, čas, důvěrnost a ochranu k omezení zbytečného narušení. Naléhavý incident, požadavek úřadu či důkaz podstatného nesouladu mohou odůvodnit kratší oznámení či další přezkum. Společnost nesmí plánováním mařit časově citlivou zákonnou povinnost.

Auditor jedná nezávisle, zachovává důvěrnost a přistupuje jen k relevantnímu zpracování. Ochrana dalších zákazníků, přístupových údajů a nesouvisejících proprietárních materiálů může vyžadovat řízený přístup či začernění, nesmí však zabránit účinnému přezkoumání povinností Společnosti. Žádné ustanovení nedává právo na invazivní testování bez dohodnutého bezpečného postupu.

Společnost řeší podložená zjištění ke svým povinnostem a spolupracuje na doložení přiměřené nápravy. Audit ani poplatky neruší pravomoci regulátora, práva osob či povinnost Společnosti dodat potřebné informace o souladu.

16. Úřady a zákonem požadované zpřístupnění

Společnost spolupracuje s příslušnými dozorovými úřady podle práva. Při závazném požadavku na Osobní údaje Zákazníka posoudí právní základ a rozsah, zpřístupní jen zákonně požadované minimum a informuje Zákazníka, kde a kdy je to dovoleno.

Zdá-li se požadavek protiprávní či nepřiměřený, Společnost zváží dostupné zákonné opravné a ochranné prostředky vhodné okolnostem. Nejde o slib neuposlechnout závazný příkaz či zaručit, že žádný úřad nikdy přístup nepožádá.

Zákaz oznámení se respektuje jen v platném rozsahu. Společnost uchová vhodný záznam a informace později poskytne, bude-li to dovoleno a požadováno. Vládní přístup i předání podle kapitoly V musí odpovídat závazným doložkám předávání.

Žádná strana nesmí mlčenlivostí DPA bránit zákonné stížnosti, povinné transparentnosti nebo šetření úřadu. Také zpřístupnění neveřejných důkazů Společnosti Zákazníkem se omezí na zákonný účel a případně vhodně ochrání.

17. Vrácení, výmaz a zákonné uchování

Podle volby Zákazníka Společnost po skončení příslušných zpracovatelských služeb vrátí nebo vymaže Osobní údaje Zákazníka a odstraní existující kopie, pokud právo Unie či členského státu nevyžaduje uchování. Je-li to proveditelné, Zákazník sdělí volbu před skončením přístupu. Při chybějícím či rozporném pokynu si Společnost vyžádá vysvětlení místo předpokladu neomezeného oprávnění k uchování.

Strany zaznamenají rozsah vrácení, vhodný běžně používaný formát, je-li přiměřeně dostupný, chráněný způsob doručení a časový plán odpovídající službě a zákonným pokynům. Plnění proběhne bez zbytečného odkladu; provozní obtíž se musí vysvětlit a nesmí se stát neomezenou výjimkou uchování. DPA neslibuje neověřený samoobslužný export ani univerzální lhůtu obnovy.

Žádost o uzavření účtu či odstranění informací z aktivního rozhraní není důkazem úplného výmazu. Společnost v dohodnutém zákonném postupu řeší aktivní data i kopie a na žádost potvrdí dokončení s uvedením zbývajících zákonných výjimek.

Nelze-li chráněnou obnovovací kopii okamžitě jednotlivě změnit, Společnost vysvětlí cyklus uchování a výmazu, omezí použití na nezbytnou obnovu či zákonné účely a při obnově znovu uplatní výmaz či omezení. Toto uspořádání nesmí rušit povinný výmaz kopií ani prodlužovat jejich uchování nad potřebnou dobu.

Údaje povinně uchovávané podle práva zůstávají chráněné a zpracovávají se jen pro zákonný účel uchování. Společnost určí požadavek a dobu či kritéria v dovoleném rozsahu. Vlastní účetní záznamy správce se musí odlišit od Osobních údajů Zákazníka uchovávaných pouze jeho jménem.

18. Pozastavení a ukončení dotčeného zpracování

Nemůže-li strana plnit DPA, informuje druhou bez zbytečného odkladu v zákonem dovoleném rozsahu. Dotčené zpracování se podle potřeby pozastaví k zabránění protiprávnímu zpracování či ochraně osob během hledání vyhovujícího řešení.

Podstatné nevyřešené porušení, protiprávní pokyn či nemožnost zachovat potřebnou záruku mohou odůvodnit ukončení dotčeného zpracování nebo služby podle Smlouvy a práva. Strany řeší fakta, požadované oznámení a případnou možnost nápravy. Spor o volitelný obchodní rozsah nesmí obcházet povinnou ochranu údajů.

Ukončení či omezení služby automaticky neruší povinnosti důvěrnosti, incidentů, součinnosti, vrácení a výmazu. Společnost nadále chrání zákonně držené údaje a nesmí zadržet povinnou odpověď či vrácení jen k vynucení nového zpracovatele nebo nesouvisející podmínky.

Finanční důsledky se řídí Smlouvou a právem bez zrušení již náležejícího vrácení peněz či jiné nápravy. Ukončení neopravňuje k novému nezávislému použití Osobních údajů Zákazníka.

19. Náklady součinnosti a odpovědnost

Každá strana odpovídá za povinnosti uložené právem a DPA. Obchodní rozdělení odpovědnosti ve Smlouvě platí jen v zákonném rozsahu slučitelném se závaznou ochranou údajů a doložkami předávání. DPA nevytváří automatické odškodnění Společnosti za její vlastní zavinění.

Žádné smluvní omezení nezužuje nevylučitelná práva osob, pravomoci úřadu či odpovědnost, jejíž omezení zákon zakazuje. Zákonné rozdělení náhrad či postihu mezi odpovědnými stranami podléhá právním podmínkám. Souhlas Zákazníka s dalším zpracovatelem neruší odpovědnost Společnosti podle článku 28(4).

Běžnou součinnost a informace o souladu požadované sjednaným zpracováním nelze znehodnotit neoznámenými poplatky. Žádá-li Zákazník práci nad rámec zahrnuté smluvní či zákonné povinnosti, navržená cena a rozsah se předem vysvětlí a přijmou. Jednání o ceně nesmí zdržet naléhavé povinné oznámení ani výkon zákonného práva.

Každá strana poskytne přiměřenou součinnost a přijme zákonná opatření ke snížení újmy. Žádné ustanovení nevyžaduje dvojí náhradu stejné škody, nezaručuje úspěch všech nároků ani neruší obranu zachovanou kogentním právem.

20. Přednost dokumentů a rozhodné právo

Ve specifické oblasti zpracování jménem Zákazníka má DPA přednost před rozporným obecným ustanovením Smlouvy. Závazné standardní doložky předávání a kogentní právo ochrany údajů mají přednost podle svých podmínek a práva. Marketingový popis či jednostranné označení účtu nemohou povinnosti přebít.

DPA se řídí právem České republiky s výhradou kolizních a kogentních ustanovení. Pro smluvní spory jsou příslušné soudy v Praze v rozsahu platného a zákonného ujednání Smlouvy o příslušnosti.

Toto ujednání neomezuje zákonné stížnosti či soudní ochranu jednotlivce, působnost úřadu ani závaznou příslušnost v nástroji předávání. Strany mohou řešit smluvní problém písemnou diskusí, která však nesmí bránit naléhavé ochraně či zákonné lhůtě.

Neplatnost či nevynutitelnost ustanovení ovlivní zbytek DPA podle práva. Širokou mlčenlivost či omezení nelze vykládat jako odstranění jinak povinné zpracovatelské povinnosti.

21. Změny a průběžné dodržování

Změny se zaznamenají platným smluvním postupem a zpřístupní Zákazníkovi. Nová veřejná verze zpětně neopravňuje dřívější zpracování, neruší pokyn ani nemění přijatou DPA jen kvůli dalšímu používání služby.

Aktualizace záruk či plnění závazného práva musí respektovat sjednanou ochranu a požadované oznámení či přijetí. Změny dalších zpracovatelů sledují zvláštní postup 30 kalendářních dnů; zveřejnění nové DPA oznámení nenahrazuje.

Strany udržují přiměřeně aktuální popis zpracování, kontakty, pokyny, místa a důvěrný seznam. Rozšíření na novou vysoce rizikovou činnost se posoudí a zaznamená před zahájením, neoznačí se automaticky za pokryté širokým popisem platformy.

Povinnosti k uchovaným údajům, důvěrnosti, součinnosti, auditním důkazům a zákonnému vrácení či výmazu přetrvávají, dokud platí. Neuplatnění práva okamžitě samo není vzdáním se povinného závazku.

22. Kontakty a jazykové verze

Dotazy k DPA, doložené pokyny, hlášení incidentů a žádosti o důvěrný záznam zpracování zasílejte na team@menuai.pro. Společnost je World Travel Club s.r.o., IČO 07214073, Ostrčilovo náměstí 462/4, Nusle, 128 00 Praha 2, Česká republika. Samostatný pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován; korespondenci vyřizuje tento kontakt.

Oprávněný kontakt Zákazníka a incidentní kanál vycházejí ze Smlouvy či následného platného pokynu. Strany aktualizují údaje a volí kanál podle naléhavosti a citlivosti. Pokyny a předání důvěrných důkazů mohou vyžadovat přiměřené ověření oprávnění.

Anglická a ukrajinská verze mají vyjadřovat rovnocenná práva a povinnosti. DPA nezavádí nadřazenost jazyka. Rozpory se řeší podle příslušných výkladových pravidel bez omezení kogentních práv.

Veřejná dostupnost DPA nevyžaduje zveřejnění proprietárních podrobností realizace. Potřebné důkazy souladu a údaje o příjemcích se přesto poskytnou oprávněným stranám vhodným zákonným postupem. Obchodní důvěrnost není plošnou výjimkou z informačních, povolovacích či auditních povinností.

Příloha 1. Popis svěřeného zpracování

Předmět a účel: poskytování funkcí MenuAI objednaných pro provozovnu Zákazníka včetně interakcí hostů, objednávek, rezervací, akcí, doručení a věrnosti, jsou-li zahrnuty. Zpracování slouží příslušné provozovně a hostovi podle zákonných pokynů; nezahrnuje samostatný účel trénování napříč provozovnami či reklamy.

Povaha a operace: sběr informací přes příslušnou funkci; zaznamenávání, uspořádání, ukládání, vyhledávání a zobrazení oprávněným uživatelům; provedení pokynu či požadavku hosta; nezbytné sdělení oprávněnému příjemci; oprava, omezení, vrácení a výmaz. Operace a zpřístupnění zůstávají v mezích konkrétní aktivní služby.

Doba a četnost: po dobu sjednané zpracovatelské služby při dodávání informací a používání funkcí, poté jen vrácení, výmaz či zákonně požadované omezené uchování podle části 17. Zákonné pokyny k uchování a časový plán konkrétní služby se zaznamenají v příslušném záznamu zpracování.

Následující kategorie platí jen v rozsahu skutečně poskytnutých údajů či pokynů k objednané funkci. Zařazení není pokynem sbírat všechny tyto informace ani vyžadovat účet každého hosta.

• Osoby: hosté a zákazníci příslušné provozovny; osoby provádějící či využívající rezervaci, akci či doručení; osoby zastoupené v oprávněné rezervaci; pracovníci a další obchodní kontakty vložené do provozních záznamů Zákazníka. Vlastní správa účtů Společnosti se od svěřeného zpracování odlišuje.
• Identifikace a kontakt: jména, kontaktní údaje, reference hostů či zákazníků spojené s provozovnou a údaje potřebné ke komunikaci o požadované službě. Poštovní či doručovací adresa jen tehdy, je-li pro službu potřebná.
• Objednávky a transakce: položky, množství, částky, stav objednávky, rezervace či akce, pokyny doručení a platební stav nebo transakční reference poskytnuté oprávněnými cestami. Popis neopravňuje ukládat úplná čísla karet ani jejich bezpečnostní kódy do běžných polí platformy.
• Vztahy a preference: informace o návštěvách či věrnosti dané provozovny, body nebo odměny, jazyk, zpětná vazba, sdělené preference a datum narození či narozeniny zákonně poskytnuté pro aktivní účel. Volitelné informace podléhají minimalizaci a právním základům Zákazníka.
• Technické informace služby: identifikátory, záznamy přístupu či činnosti a komunikace potřebné pro poskytování, ochranu či podporu svěřené funkce, jen pokud je Společnost zpracovává jménem Zákazníka. Záznamy pro její nezávislý účel vyžadují samostatné posouzení role.
• Možné zvláštní kategorie: alergie, stravovací informace a volné požadavky mohou odhalit zdraví, náboženství či jiné chráněné znaky. Zpracování je dovoleno jen při základu článku 6 i podmínce článku 9 určených Zákazníkem, zákonných pokynech a vhodných zárukách. Neuděluje se obecné povolení k nesouvisejícím citlivým údajům či údajům o trestních odsouzeních.

U zvláštních kategorií či údajů dětí zahrnují záruky minimalizaci polí a volného textu, omezení přístupu podle potřeby, předcházení zbytečnému zpřístupnění, vhodné uchování a podporu opravy či výmazu. Zákazník před použitím určí další ochranu; Společnost nesmí přijmout nepodloženou vysoce rizikovou činnost jen proto, že se vejde do textového pole.

Příloha 2. Požadovaná bezpečnostní opatření

Následují smluvní požadavky zahrnutého zpracování, uplatňované přiměřeně doloženému riziku. Popisují výsledky ochrany a odpovědnosti bez odkrytí proprietární realizace. Nepotvrzují konkrétní certifikaci, nezávislý audit, dobu obnovy ani způsob realizace. Zákazník má před svěřením údajů nárok na informace k posouzení opatření.

• Řízení a důvěrnost: určit odpovědnost za ochranu údajů a zabezpečení, vydat vhodné pokyny, zavázat oprávněné pracovníky mlčenlivostí a přezkoumávat přístup i potřebné povědomí.
• Řízení přístupu: identifikovat uživatele, chránit ověřování a obnovu přístupových údajů, přidělit přístup podle role a úkolu a odebrat jej po zániku důvodu. Privilegovaný přístup vyžaduje ochranu přiměřenou dopadu.
• Oddělení údajů zákazníků: omezit přístup na povolený kontext zákazníka a provozovny a bránit běžnému přístupu k záznamům jiného zákazníka. Podpora či administrace vyžaduje oprávněný účel a vhodný dohled.
• Přenos a ukládání: chránit údaje proti neoprávněnému přístupu či změně při komunikaci a uložení zárukami podle rizika včetně vhodného šifrování; chránit přístupové údaje a citlivé bezpečnostní materiály před zpřístupněním.
• Minimalizace a nakládání: omezit sběr, kopie, zpřístupnění a uchování na svěřený účel; vyhnout se zbytečným osobním údajům v diagnostice a chránit informace pro podporu či ověření.
• Provozní integrita: spravovat relevantní nastavení a změny, řešit zranitelnosti s naléhavostí podle rizika a posuzovat změny podstatné pro sjednanou ochranu. Záznamy zákazníků nepoužívat k nesouvisejícím testům či ukázkám.
• Doklady činnosti a detekce: uchovávat přiměřené důkazy bezpečnostního přístupu a významných úkonů pro detekci, šetření a doložení souladu, s omezeným přístupem k záznamům a bez zbytečného citlivého obsahu.
• Dostupnost a obnova: udržovat postupy přiměřené službě a rizikům pro odolnost, potřebné chráněné obnovovací kopie a obnovu dostupnosti a přístupu po incidentu. Obnovu vhodně pravidelně hodnotit a testovat; nevzniká nesjednaný číselný cíl obnovy.
• Reakce na incidenty: umožnit podání podnětů, posoudit podezření, omezit porušení, uchovat důkazy a oznámit a pomáhat Zákazníkovi podle části 13. Konečná vyšetřovací zpráva není podmínkou prvního oznámení.
• Uchování a likvidace: provádět zákonné pokyny k omezení, vrácení a výmazu, řídit zbylé obnovovací kopie a zabránit obejití platného výmazu či omezení obnovou. Likvidace řeší kopie, ne pouze viditelné označení účtu.
• Dohled nad dodavateli: posoudit další zpracovatele, uložit rovnocenné povinnosti, vést záznam povolení a míst a posuzovat změny či rizika předávání před novým zpracováním.
• Přezkum a důkazy: pravidelně hodnotit účinnost opatření, zaznamenávat podstatná zjištění a nápravu a poskytovat informace a auditní spolupráci podle DPA. Certifikaci lze tvrdit jen na základě platného příslušného certifikátu, ne vyvozovat z těchto požadavků.

Konkrétní opatření, riziková zjištění či další záruky pro Zákazníka se doloží chráněným záznamem před svěřením činnosti. Nelze-li požadavek splnit, strany jej vyřeší nebo se činnosti zdrží; veřejný souhrn zabezpečení nedostatek nenapravuje.

Příloha 3. Individuální záznam zpracování a důvěrný seznam

Příslušná objednávka a přiřaditelný písemný či elektronický záznam určí Zákazníka, službu, datum přijetí, oprávněné kontakty a pokyny potřebné k DPA. Aktuální záznam je dostupný oběma stranám; samotné prohlížení veřejného dokumentu jej nevyplňuje.

Před povolením relevantního dalšího zpracovatele předá Společnost aktuální seznam chráněným kanálem. Určí právnickou osobu, službu či úkol, místa zpracování a přístupu, záruky předávání a verzi či datum seznamu. Záznam propojí povolení a omezení služby s příslušnou verzí.

Záznam obsahuje také potřebné sjednané vymezení kategorií, zvláštní ochrany, vrácení či výmazu a dalších důkazů kontrol. Zahrnuty jsou jen objednané funkce a zákonné pokyny. Strany odstraní podstatné informační nedostatky před svěřením dotčeného zpracování.

Při změně Společnost uchová písemné oznámení a plánovaný začátek, námitku a vyřešení i výsledný aktualizovaný záznam. Oznámení se řídí částí 10, nikoli očekáváním, že Zákazník pravidelně sám objeví změněný seznam.

Podrobný seznam a bezpečnostní důkazy se nemusí zveřejnit na webu. Musí být poskytnuty Zákazníkovi a dalším oprávněným příjemcům podle práva s vhodnou ochranou. Ujednání důvěrnosti je může chránit, nesmí však bránit zpřístupnění informací, na něž má osoba či úřad zákonné právo.