Jak vypočítat podíl personálních nákladů na tržbách restaurace

V pátek večer není volný stůl, obsluha si téměř neoddechne. Při měsíční uzávěrce přesto zjistíte, že personální náklady zabírají větší část tržeb. První pohled míří do rozpisu směn.

Jenže plný pátek nevysvětluje zbytek měsíce. Než někomu zkrátíte směnu, podívejte se, co za vyšším podílem stojí.

Podíl personálních nákladů (%) = personální náklady ÷ tržby bez DPH × 100.

Procento se zhorší i bez navýšení mezd

Modelová restaurace má měsíční personální náklady 384 000 Kč a tržby bez DPH 1 000 000 Kč. Výsledek je 38,4 %. Pokud v dalším měsíci tržby klesnou na 900 000 Kč, ale placené hodiny i sazby zůstanou stejné, podíl vyskočí na 42,7 %.

Nestalo se nic s počtem zaměstnanců. Klesla hodnota tržeb. Zda za tím stojí méně objednávek, nebo nižší průměrný účet, je třeba ověřit zvlášť. Kdybyste reagovali snížením počtu číšníků při nejvytíženější večeři, můžete si přivodit pomalejší obsluhu a další pokles tržeb. Nejdřív proto oddělte změnu mzdových nákladů od změny prodeje.

Má smysl porovnávat pondělní obědy mezi sebou nebo dvě podobné soboty. Jeden mimořádně rušný víkend a průměrný všední den dávají zkreslený obrázek.

Měsíční výpočet: které podklady si připravit

Připravte si tři podklady za stejný měsíc:

• Mzdový přehled s hrubými mzdami, příplatky a přesčasy.
• Náklady zaměstnavatele, které dosud nejsou zahrnuty ve mzdách nebo v celkových nákladech na hodinu.
• Přehled tržeb bez DPH po zohlednění vrácených plateb a stornovaných prodejů.

Převod na účet zaměstnance ukazuje jen část nákladu. Začněte hrubou mzdou včetně příplatků, přesčasů a odměn. Přidejte odvody, pojištění a další plnění hrazená zaměstnavatelem. Placená dovolená a další placené nepřítomnosti se také počítají, ale už zahrnuté částky nepřidávejte podruhé.

Pro jednoduchý model použijeme:

Celkové náklady na jednu placenou hodinu = R × (1 + B / 100)

R je základní hrubá odměna za placenou hodinu, B procento dodatečných nákladů, které už v R nejsou. Nejde o pevnou celoevropskou sazbu. Metodika Eurostatu rozlišuje hrubé mzdy, náklady zaměstnavatele a placené oproti skutečně odpracovaným hodinám.

Pro rychlé srovnání s jiným obdobím můžete otevřít kalkulačku personálních nákladů.

Vezměme modelový příklad v korunách, nikoliv oficiální průměr pro Česko: 8 zaměstnanců, každý má 160 placených hodin měsíčně, sazba činí 250 Kč/hod., modelové navýšení 20 % a tržby bez DPH jsou 1 000 000 Kč.

Na každých 100 Kč tržeb bez DPH tedy připadá modelově 38,40 Kč personálních nákladů. DPH není vlastním příjmem restaurace, proto do jmenovatele nepatří; stejně pracuje i metodika čistého obratu Eurostatu. U rozdílně placených kuchařů, obsluhy a vedení je přesnější spočítat skupiny zvlášť.

Do bezplatné kalkulačky můžete zadat vlastní směny a tržby, abyste nespoléhali na cizí univerzální procento.

Pokud majitel pracuje na směnách bez odměny, evidujte jeho hodiny zvlášť. Nízké mzdové výdaje mohou stát na jeho práci. Případné ocenění těchto hodin oddělte od skutečných výdajů.

Když večerní směna nekončí s posledním hostem

Představte si provoz, kde jsou poslední objednávky uzavřené, ale dva zaměstnanci zůstávají pravidelně o hodinu déle. Jeden člověk čeká na předání pokladny, druhý na závěrečný úklid. Možná je to kvůli provozu nezbytné. Možná se však práce jen špatně řadí během večera.

Zapište během několika podobných dní, kdy skončí hosté, kdy jednotlivé činnosti skutečně začínají a zda se některé bezpečné úkoly mohou dokončit dřív. Pokud by tito dva zaměstnanci mohli končit o hodinu dříve pět vhodných dní v týdnu, jde o deset placených hodin týmu týdně. Změna však musí respektovat úklid, hygienu, odpovědnost za hotovost i hosty, kteří odcházejí pozdě. Nelze započítat „úsporu“, pokud práci prostě přenesete na neplacený čas zaměstnanců.

Důležité je testovat takový postup postupně. Po týdnu ověřte nejen počet hodin, ale i kvalitu přípravy na následující den a počet provozních chyb.

Pět chyb, které změní závěr

1. Čistá mzda místo hrubé. Použijte částku před srážkami zaměstnance, abyste náklad nepodhodnotili.
2. Vynechané náklady zaměstnavatele. Ověřte odvody, pojištění a další plnění mimo zvolený mzdový součet.
3. Tržby včetně DPH. Daň vynechte ze jmenovatele, jinak bude procento uměle nízké.
4. Rozdílná období. Sjednoťte data mzdového přehledu a tržeb.
5. Dvojí započtení. Dovolenou ani odvody nepřidávejte znovu, pokud už jsou zahrnuty ve mzdě nebo v celkových nákladech na hodinu.

Ani po opravě neexistuje jediná hranice, která by platila pro každou evropskou restauraci. Provoz s obsluhou u stolu má jiný model práce než výdejní okénko.

Deset hodin týdně: co z nich opravdu získáte?

Při celkových nákladech 300 Kč za hodinu představuje deset uvolněných hodin pro celý tým za týden 13 000 Kč měsíčně (10 × 52 ÷ 12 × 300 Kč) a 156 000 Kč ročně. Jde o hodnotu využitelného času, ne o automatickou úsporu peněz.

Jestli všichni zůstanou ve stejných placených směnách, výdaje neklesnou. Mohou se ale více věnovat hostům či přípravě. Skutečná finanční úspora vznikne jen tehdy, když se sníží placené hodiny, přesčasy nebo jiné skutečné platby.

Výpočet používá průměrné celkové náklady na hodinu. Skutečný pokles plateb se může lišit, pokud se část nákladů nemění spolu s počtem hodin.

Na co se provozovatelé ptají

Patří do výpočtu vedoucí restaurace?

Ano, pokud jeho odměnu hradí daný provoz. Pro rozbor směn je vhodné oddělit jeho náklady od kuchyně a obsluhy.

Jak se zachází se spropitným?

Není automaticky tržbou restaurace. Záleží na způsobu výběru, rozdělení a místních pravidlech.

Co při nulových tržbách?

Při nulových tržbách není procento definováno. Ukažte skutečné náklady v korunách a důvod chybějícího podílu. Nejdříve ověřte, zda se opravdu neprodávalo, nebo jen chybí přehled.

Mám srovnávat dvě pobočky?

Ano, ale odděleně a s jasným rozdělením sdílených zaměstnanců. Pak teprve sčítejte srovnatelná čísla.

Jak často poměr sledovat?

Týdně pro plánování směn, měsíčně pro celkovou kontrolu se shodnými daty.

Jeden pokus na příští týden

Vyberte opakující se časový úsek: přípravu před obědem nebo zavírání kuchyně. Tento týden sledujte tento úsek místo změny celého rozpisu.

• Zaznamenejte placené hodiny, tržby a provedené úkoly. Opakované dotazy k objednávkám a zdržení si poznamenejte zvlášť.
• S vedoucím vyberte jednu změnu: pořadí přípravy, předávání úkolů nebo čas nástupu. Předem si určete ukazatel obsluhy, například dobu výdeje prvních jídel.
• Sledujte srovnatelné směny. Méně hodin na stejnou práci a méně zdržení při stejných hodinách jsou různé výsledky; zapište je odděleně.

Na konci týdne zopakujte výpočet personálních nákladů. Uchovejte záznam o změně a výsledku a před trvalou úpravou rozpisu zopakujte pozorování v podobné dny.

Pokud čas zabírají otázky na dostupnost jídel nebo stav objednávky, můžete tento postup probrat s MenuAI. Podle konfigurace je k dispozici správa dostupnosti položek a zobrazení obsahu objednávky, stolu, komentářů a stavu. Začněte konkrétní činností svého provozu, abyste věděli, co po zapojení ověřovat.